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SECRÉTAIRE

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Summary Information:
Employer: Provincial Schools Branch - Ministry of Education
Position Type: Administrative/Support
Categories: Counselor
School / Org: Centre Jules-Léger
Location: Ottawa, Ontario
FTE: see details
No. of Positions: 1
Reference #: PSB17-165
Posting Date: Thursday, 11 January 2018
Closing Date: Thursday, 25 January 2018

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Details:
0.5 SECRÉTAIRE DES SERVICES CONSULTATIFS/
0.5 SECRÉTAIRE DES SERVICES RÉSIDENTIELS

Organisme :
Ministère de l’Éducation

Division: Direction des écoles provinciales et d’application

Ville : Ottawa

Conditions: 1 Temporaire(s) saisonnier (septembre à juin, récurrent)

Code du poste : 09OAD – Personnel de bureau 09

Salaire: 24,15 $ - 28,15 $ de l’heure*
*Indique le salaire prévu dans la convention collective du SEFPO.
Comprendre l’annonce du poste - définitions

Type de concours : Ouvert

Numéro du concours: 118220 (PSB17-165)

Le Centre Jules-Léger du ministère de l’Éducation recherche une personne hautement qualifiée et motivée pour fournir des services de secrétariat et administratifs aux Services consultatifs et aux Services résidentiels

Quelles seront mes fonctions à ce poste?

À ce poste, vous:

• Examinerez tout le courrier entrant afin d’évaluer son importance et de préparer des réponses courantes;
• Dactylographierez de la correspondance et des rapports et relirez des documents pour en vérifier l’exactitude;
• Tiendrez des systèmes pour assurer le suivi de la correspondance et d’autres documents;
• Prendrez des notes et rédigerez les procès-verbaux de réunions;
• Organiserez l’envoi, le classement et la distribution de la correspondance et proposerez des systèmes;
• Tiendrez l'emploi du temps/agenda du chef et ferez les arrangements pour les réunions, les voyages et l’accueil;
• Répondrez au téléphone, accueillerez les élèves et les visiteurs;
• Préparerez les demandes de remboursement des dépenses, vérifierez les factures et les demandes de remboursement et tiendrez et commanderez des fournitures;
• Accomplirez toutes tâches que l’on vous attribue.

À quelles exigences dois-je répondre?

Obligatoire:

• Maîtrise supérieure du français;
• Vitesse de dactylographie de 50 mots par minute;
• Connaissance de la Langue des signes québécoise (LSQ) pour communiquer avec les sourds

Connaissances:
• Expérience poussée en administration et secrétariat;
• Connaissances approfondies des pratiques et processus de bureau et administratifs;
• Connaissances des structures organisationnelles, des programmes, des services et des clients afin d’assurer le flux coordonné et efficace des renseignements dans le bureau, le programme et l’école;
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles afin de préparer des documents et de communiquer efficacement avec le personnel et les visiteurs;
• Solides compétences en organisation et en gestion du temps pour accomplir plusieurs tâches à la fois et vous adapter au changement;
• Compétences en raisonnement afin d’établir la priorité des tâches et déterminer l’action appropriée concernant des demandes de renseignements délicates;
• Bon jugement, capacité de résoudre des problèmes, tact et diplomatie;
• Capacité de travailler indépendamment et sous pression pour respecter les échéances;
• Capacité de préserver la confidentialité;
• Maîtrise de divers logiciels (y compris de traitement de texte, de présentation, de calcul et de bases de données).

Renseignements supplémentaires:

Adresse:

• 1 bilingue Temporaire(s)- Saisonnier(s) d’une durée de 10 mois au maximum, 281 Lanark Avenue, Ottawa, région de l’Est. Exigence : enquête approfondie pour un travail auprès de personnes vulnérables

Groupe de rémunération: Syndicat des employées et employés de la fonction publique de l’Ontario

Horaire: 3.7
Catégorie: Services administratifs et de soutien
Date de publication: Jeudi 11 janvier 2018

Remarque :
Conformément à la politique sur la vérification des antécédents du personnel de la fonction publique de l'Ontario, le ou les meilleurs candidats pourraient être tenus de se prêter à une vérification générale ou approfondie des antécédents. Veuillez consulter la section Renseignements supplémentaires / Adresse pour connaître les vérifications exigées pour ce poste.

Vous devrez obtenir l'attestation de vérification du casier judiciaire à vos propres frais et la fournir, avec votre consentement écrit, au Bureau de la transition et de la sécurité de la Division des services relatifs aux ressources humaines afin qu'il en évalue les résultats. S'il y a lieu, le Bureau de la transition et de la sécurité demandera et obtiendra, avec votre consentement écrit, toute autre enquête de sécurité figurant dans la section Renseignements supplémentaires – Adresse, ci-dessus, que vous n'aurez pas obtenue directement. (Remarque: Si une vérification des antécédents de personnes appelées à œuvrer auprès de personnes vulnérables est nécessaire, vous devrez aussi l'obtenir en personne auprès de votre service de police local.)

Un casier judiciaire découlant d'une infraction aux termes du Code criminel ou tout autre casier judiciaire établi par le gouvernement fédéral ne signifie pas que vous serez automatiquement inadmissible au poste. Les résultats de la vérification des antécédents sont examinés et évalués par le Bureau de la transition et de la sécurité à la seule fin de prendre une décision sur l'autorisation de sécurité. Les détails des résultats de la vérification des antécédents d'un particulier sont pris en considération en relation précise avec les tâches et les responsabilités du poste à pourvoir. Les dossiers des vérifications des antécédents sont tenus par le Bureau de la transition et de la sécurité dans la plus stricte confidentialité


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